行业活动如何应对COVID-19

这似乎是一个遥远的国际新闻故事，是一个广播新闻片段的后半部分。新冠病毒看起来像一种隔离在海外的疾病，而不是一种会在全球范围内传播的疾病。

尽管中国的病例越来越多，但GCA博览会和会议的活动协调员斯蒂芬妮·默斯曼(Stephanie Mersman)仍将重点放在她定于3月24日至27日在德克萨斯州加尔维斯顿举行的2020年活动上。

然后，该病毒于2月初开始在欧洲出现，在意大利的影响更深远，拥挤的医院和病人的图像开始占据航空公司的航线。必威体育如何突然之间，晚间新闻节目有了更多关于COVID-19的时间。必威体育如何

尽管如此，默斯曼仍然保持乐观，希望病毒能够得到控制。但随着时间的流逝，病毒跨越了大陆。3月11日，世界卫生组织(世卫组织)正式宣布冠状病毒大流行。两天后，GCA顾问委员会向参展商和与会者发送了一封电子邮件:“我们已经决定取消2020年GCA博览会和会议。”

她说:“一旦在美国发现病毒，关于不得不取消节目的可能性的讨论就开始了。”“在会议开始前一周宣布紧急状态，这使得这个不幸的决定不可避免。”

默斯曼的故事在活动策划者中并不少见。2020年有数十场行业展览没有举行，而那些举行的展览采用了非传统的形式。疫情将持续到2021年，迫使活动策划者发挥创意，以保持活动的相关性和活力。

“这绝对是整个活动行业的担忧，”默斯曼说。“我们都在为一个没有经验的未来而忙乱和规划。”

不可避免的决定

策划一场活动，无论规模大小，都有多个活动部分，比如酒店和场地协议、外部供应商合同和注册等许多其他责任。虽然在规划过程中出现了意想不到的情况，但大流行对大型活动来说是灾难性的。

GPA中游协会营销和活动总监克里斯托尔·迈尔斯(Crystal Myers)说:“我们不得不书面通知我们签约的酒店取消预订。”“我永远不会忘记点击发送按钮时的那种情绪——失望、沮丧、悲伤、疯狂，但又不知怎么地松了一口气。你说得出的，我都感觉到了。”

与covid -19相关的限制，包括社交距离和佩戴口罩，使贸易展会处于重大劣势，因为大量人群和频繁的近距离互动是成功的标志。此外，冠状病毒的症状与常见疾病相似，一些携带者没有症状。再加上病毒很容易通过飞沫传播，活动组织者面临着历史上从未见过的挑战。

默斯曼说:“全球大流行是一个新的未知领域。

春季活动，如GCA博览会和会议、GPA中游大会和海上技术会议(OTC)，首先感受到大流行的影响。这些节目的组织者表示，即使当病毒在美国登陆时，他们一开始也感到乐观。随着COVID-19成为热词，各州开始关闭企业，这种感觉迅速转变为不安。

迈尔斯说:“我们密切监测各级的更新和授权。”“我们越进入3月，任务、旅行限制以及对仍愿意参加的每个人的真正担忧最终导致了我们的决定。”

在春季演出遭受损失后，计划在下半年举行的几场演出开始面临取消的艰难现实。必威体育如何负责海上技术会议(OTC)的OTC董事会在4月初面临这一现实，将会议从5月4日至7日在休斯顿举行推迟到2020年第三季度。

OTC执行董事斯蒂芬·格雷厄姆说:“与许多组织一样，OTC仍然乐观地认为，大流行将随着时间的推移而消退，特别是在我们结束冬季的时候。”他补充说，他和他的团队与合作伙伴和NRG公园合作，将活动推迟到夏季。“当OTC公司清楚地意识到大流行并没有消退，事实上还在增长时，OTC董事会不得不做出取消2020年赛事的艰难决定。”

即使是秋季赛事也未能幸免于COVID-19。涡轮机械实验室不得不取消原定于2020年9月14日至17日举行的涡轮机械和泵研讨会(TPS)。该展览的组织者决定在12月7日至10日期间尝试虚拟展览，而不是现场活动。

“世界上的一切都是如此未知，”涡轮机械实验室(turbommachinery Laboratory)的展览服务主任玛莎·巴顿(Martha Barton)说。“我们行业的教育仍然是一种需求，人们需要他们的继续教育学分来满足工作要求，我们的公司需要一个平台，在几天内与许多人建立联系。”

看不见的艰辛

许多外部观察人士看到，随着COVID-19的兴起，行业活动逐渐消失。这些观察人士忽略了这些决定中所有更细微的细节。

活动组织者没有迅速做出这些决定，也没有考虑其他选择。当取消航班成为最佳选择时，决定因素通常归结为健康和安全。这些因素在多个组织决定取消其活动后发表的新闻声明中很明显。在这些决定的背后，是数周无形的计划、监控、重新安排和压力。

“每周，我们都在根据最新的数据和新闻调整计划，”格雷厄姆说。“当你认为你有一个解决方案时，你必须在第二天根据世界上正在发生的事情制定一个新的解决方案。

他说:“新冠肺炎对非处方药的影响是其50多年历史上最大的。”他补充说，会议经历了自然灾害，甚至猪流感。“2020年是OTC分享技术知识的使命第一次被打乱。这让所有参与者都感到非常沮丧和失望。”

这些沮丧不仅仅体现在出勤率的下降上。默斯曼说，有几份合同和协议的期限都是两年。这些合同包括酒店的客房、会议设施、食品和饮料协议、外部供应商、视听供应商和会议展览公司。如果活动组织者违反了这些合同，他们将面临苛刻的取消条款。

“幸运的是，一旦宣布进入紧急状态，合同中的取消条款对我们有利，”她说。

然而，缺乏体育活动却伤害了GCA的大学合作伙伴。默斯曼说，GCA博览会和会议的目的之一是为拉克万纳学院、俄勒冈州立大学理工学院、帕诺拉学院、圣胡安学院和西怀俄明州社区学院提供财政捐助。

她说:“我们取消计划的一个不幸后果是，2020年将没有大学捐款。”

将虚拟

举办虚拟贸易展的选择帮助一些活动组织者为与会者提供了一个发泄的渠道。气体压缩机协会和GPA中游协会各自举办了一系列网络研讨会，OTC公司推出了持续的现场小组会议，涡轮机械实验室举办了年度活动的虚拟版本。

GCA网络研讨会系列被证明是一个很受与会者欢迎的选择。

网络研讨会系列的内容提供者也通过赞助网络研讨会提供了一些帮助。这使得他们对GCA成员是免费的，并为GCA的大学合作伙伴提供了捐款的资金来源。

“这是2020年的双赢，”默斯曼说。

迈尔斯说，GPA中游协会为GPA中游协会和GPSA成员免费提供了23场预先录制的网络研讨会，这一举措已经吸引了近1500次观看。

巴顿说，虚拟TPS超出了预期，并补充说，他们希望有50家参展商，最终得到68家。OTC的现场系列活动将持续到今年8月，其中包括2020年取消活动的小组会议。OTC还在多社会在线图书馆OnePetro上发表了350篇技术论文和220篇演讲录音。

“OTC认为继续提供学习机会很重要，”格雷厄姆说。

目前的景观

活动组织者感谢2020年已经过去，但COVID-19仍然挥之不去。仅这一事实就已经改变了今年的贸易展。夏末和初秋是推迟活动的热门目的地。

11月初，欧洲往复式压缩机论坛(EFRC)理事会第三次召开会议。最初，EFRC会议定于9月2日至3日在波兰华沙举行。它移到2021年3月，然后移到现在的日期——8月24日至26日。

OTC在此次事件中也经历了类似的过程。起初，展会组织者将2020年的展会从5月推迟到2020年第三季度。后来，董事会取消了该活动，并将注意力集中在2021年5月3日至6日在德克萨斯州休斯顿举行的活动上。11月中旬，董事会决定将会议推迟到8月16日至19日。

格雷厄姆说:“决定搬到8月份不是轻易做出的。“我们从许多参展商那里听说，他们想亲自到休斯顿。8月的日期在今年已经足够晚了，我们觉得我们可以安全地举行一场面对面的活动。”

GPA中游协会不仅将2021年的年会从4月推迟到9月，而且计划在每年9月举办，直到2026年。新的日期是2021年9月26日至29日，在德克萨斯州的圣安东尼奥举行。

迈尔斯说:“根据与我们会员的讨论，我们认为2021年第三季度将是人们可能愿意再次旅行并参加大型活动的最早时间。”她补充说，她和协会都知道9月将举行许多行业活动，包括Gastech(9月13日至16日)、东部气体压缩圆桌会议(EGCR, 9月14日至16日)和全球能源展(9月21日至23日)。

GCA博览会和会议将于8月17日至20日在德克萨斯州加尔维斯顿举行。TPS将于今年12月举行。

贸易展览的未来

今年将是对行业事件及其在近期(可能是遥远的未来)将如何发挥作用的一次重大考验。

格雷厄姆说:“在过去九个月里，活动行业的创新比过去五年都要多必威体育如何。”他指的是疫情期间虚拟演出的兴起。

虚拟元素可能会成为未来的公共元素，无论是作为面对面活动的附加元素，还是作为完全的替代品。如果今年的GPA中游大会最终变成一场混合活动，迈尔斯也不会感到惊讶，从2022年开始，他将回到一个完整的、面对面的活动。

她说:“这场大流行最具挑战性的部分是，在某种程度上，我们基本上是在从头开始。”“在2020年之前，我们有20多年的记录趋势和数据，这些数据推动了我们的会议决策和合同。现在，没有人知道2021年及以后会是什么样子。我们正在尽最大努力进行计划，我们知道我们并不孤单。”

Barton说，未知使未来规划变得困难，特别是因为大流行通常不是这一过程的一部分。默斯曼对这一点也很熟悉，因为她和她的团队希望举办一场面对面的活动。

“作为一个社会，我们渴望与同龄人和同事互动，”她说。“当人们第一次见面时，(虚拟活动)就会面临挑战。面对面活动的网络组成部分不容易在虚拟环境中复制。对于未来，我们需要在虚拟会议和面对面会议之间找到微妙的平衡，并在如何应对这一挑战方面继续保持创造性。”

本文首次发表于COMPRESSORTECH2 4月号。如需免费订阅，请单击在这里．